Bảo vệ tập tin trước khi sự cố xảy ra

Máy tính có thể thay mới. Bộ ảnh cá nhân, tập tin dự án, hồ sơ công việc hoặc ghi chú nhiều năm có thể khó tạo lại hơn nhiều. Hỏng phần cứng không phải rủi ro duy nhất. Laptop có thể bị mất, tập tin có thể bị xóa nhầm và phần mềm độc hại có thể khiến dữ liệu không truy cập được. Thói quen sao lưu đơn giản giảm nguy cơ một sự cố biến thành mất mát vĩnh viễn.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định thứ quan trọng. Liệt kê thư mục chứa tài liệu, ảnh, mã nguồn, thiết kế và công việc không thể dễ dàng làm lại. Nhớ cả dữ liệu của ứng dụng có thể nằm ngoài thư mục “Documents”. Bạn không nhất thiết phải giữ nhiều bản sao của mọi bộ cài đã tải, nhưng cần biết tập tin nào không thể lấy lại dễ dàng.

Sao lưu là tạo bản sao dữ liệu tách biệt. Giữ thư mục thứ hai trên cùng ổ trong máy không đủ để chống hỏng ổ, mất cắp hoặc máy bị hư nặng. Ổ ngoài là một lựa chọn; dịch vụ sao lưu đám mây đáng tin cậy là lựa chọn khác. Mỗi cách có ưu điểm: bản tại chỗ thường khôi phục nhanh, còn bản ở xa có thể sống sót sau sự cố ảnh hưởng cả nơi làm việc.

Cần chú ý việc đồng bộ tập tin. Dịch vụ đồng bộ giúp tài liệu có mặt trên nhiều thiết bị, nhưng có thể đồng bộ cả thay đổi và lần xóa không mong muốn. Một số dịch vụ có lịch sử phiên bản và khôi phục, song cách hoạt động khác nhau. Hãy kiểm tra chúng xử lý tập tin bị xóa, phiên bản cũ và thay đổi do mã độc tống tiền thế nào. Đừng mặc định “đã ở trên cloud” đồng nghĩa có bản sao lưu đầy đủ.

Chọn lịch có thể duy trì. Nếu công việc quan trọng thay đổi mỗi ngày, bản sao từ vài tháng trước sẽ bảo vệ được rất ít. Sao lưu tự động giảm phụ thuộc vào trí nhớ. Bạn có thể cắm ổ ngoài theo lịch hoặc để dịch vụ cloud chạy nền. Hãy quyết định mình chịu mất tối đa bao nhiêu công việc gần đây, rồi đặt tần suất tương ứng.

Bảo vệ chính các bản sao. Nếu ổ ngoài luôn cắm, một số mã độc hoặc sự cố điện có thể tác động lên cả máy lẫn ổ. Giữ một bản ngắt kết nối hoặc ở nơi khác giảm rủi ro chung ấy. Dùng bảo mật tài khoản mạnh cho lưu trữ đám mây và cân nhắc mã hóa nếu dữ liệu riêng tư. Giữ thông tin khôi phục ở nơi có thể truy cập khi máy chính không còn.

Kiểm tra là bước nhiều người bỏ qua. Chương trình báo “sao lưu hoàn tất” không chứng minh bạn biết cách lấy dữ liệu về. Thỉnh thoảng hãy khôi phục vài tập tin ít quan trọng sang vị trí khác và mở chúng. Kiểm tra thư mục cần thiết đã được đưa vào chưa, phiên bản có đủ mới không. Nếu không tìm hoặc đọc được bản sao, hãy sửa trước khi xảy ra khẩn cấp.

Cũng hãy chuẩn bị cho máy mới. Bạn có đăng nhập dịch vụ sao lưu mà không cần máy cũ không? Bạn có mật khẩu mã hóa hoặc khóa khôi phục cần thiết không? Giấy phép phần mềm, phương thức khôi phục xác thực hai bước và hướng dẫn cài đặt còn truy cập được không? Không cần ghi lại mọi thứ, nhưng nên tránh phát hiện thiếu điều kiện vào lúc tệ nhất.

Kế hoạch hợp lý có thể bắt đầu nhỏ. Chọn tập tin không thể thay thế, tạo một bản tách biệt ngay hôm nay, rồi đặt nhắc nhở hoặc lịch tự động. Thêm bản độc lập thứ hai khi có thể. Bảo vệ và thử khôi phục chúng. Cải thiện một hệ thống chưa hoàn hảo vẫn tốt hơn trì hoãn bảo vệ để chờ kế hoạch hoàn hảo.

Sao lưu có giá trị vì biến thảm họa thành một công việc có các bước giải quyết. Bạn vẫn có thể mất thời gian thay linh kiện hay cài phần mềm, nhưng dữ liệu và ký ức vẫn còn. Thời điểm tốt nhất để biết bản sao lưu hoạt động là khi máy tính của bạn vẫn đang hoạt động.

James Smith

CEO / Co-Founder

Tận hưởng những điều nhỏ nhặt trong cuộc sống. Một ngày nào đó, bạn có thể nhìn lại và nhận ra chúng là những điều to lớn. Nhiều người thất bại trong cuộc sống là những người đã không nhận ra rằng họ đã đến gần với thành công như thế nào khi họ đã từ bỏ.